PrivacyverklaringStichting Recreatie volleybal Vasata
1. Aanleiding en principes
In verband met de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)wordt in de onderstaande verklaring aangegeven waarom de Stichting Recreatievolleybal Vasata persoonlijke gegevens van leden van deelnemende teams enandere betrokkenen verzamelt, wat zij doet met die persoonlijke gegevens, wietoegang heeft tot welke gegevens en wat de rechten zijn van de personen die degegevens ter beschikking stellen.
Wij stellen voorop, dat wij zorgvuldig omgaan met die persoonlijke gegevensen dat wij ze alleen vragen en gebruiken met een concreet doel. Binnen de stichtingworden de gegevens alleen aan personen gegeven die ze nodig hebben voor deuitvoering van de taken waarmee zij binnen de vereniging zijn belast(voorzitter, secretaris, penningmeester en wedstrijdsecretariaat).
Wij verstrekken persoonlijke gegevens alleen aan instanties buiten de stichtingdie die gegevens beslist nodig hebben in verband met de deelname aanrecreatievolleybal Vasata.
2. Welke persoonlijke gegevens?
De gegevens die wij vragen van de teamcaptains zijn de gegevens op hetinschrijfformulier: voornaam, naam, adres, telefoonnummer(s), e-mailadres(sen),nummer + tenaamstelling van de bankrekening, waarvan de teamgelden worden geïncasseerd.
Daarnaast worden er ook foto’s en filmopnamen gemaakt van wedstrijdengeorganiseerd door Stichting Recreatie volleybal vasata, zoals teamfoto’s,foto’s en filmopnames van activiteiten (vieringen, wedstrijden), diegepubliceerd kunnen worden op de website van de vereniging.
3. Hoe worden die gegevens vastgelegd?
De persoonlijke gegevens die verstrekt worden via het inschrijfformulierworden verwerkt in de ledenadministratie van de stichting. Uit deledenadministratie worden overzichten (ledenlijsten, overzichten per team ofleeftijdscategorie) gedestilleerd voor specifieke doeleinden. De ledenadministratieis beveiligd met een gebruikersnaam in combinatie met een wachtwoord.
4. Wie verwerkt de gegevens?
De op de inschrijfformulieren opgenomen gegevens worden verwerkt door desecretaris en de penningmeester van de stichting. De penningmeester en/ofdegene die belast is met de boekhouding van de vereniging verwerkt de financiële gegevens (nummer rekening en tenaamstelling) t.b.v. de inning van de teambijdragen.
5. Wie krijgt de beschikking over die persoonlijke gegevens?
De leden van het bestuur krijgen periodiek een actuele deelnemerslijst vanteams ter beschikking met de basisgegevens (NAW-gegevens).
Zoals gezegd krijgen de penningmeester en/of degene die met de boekhoudingbelast is de financiële gegevens van de leden dan wel hun wettelijkevertegenwoordigers.
6. Recht van inzage, wijziging en verwijdering van gegevens.
De verantwoordelijke persoon heeft het recht om bepaalde gegevens te latenwijzigen of verwijderen. Indien het in het laatste geval gaat om gegevens dieabsoluut nodig zijn voor aangaan of continueren van het deelnemerschap of hetvoldoen aan verplichtingen van de vereniging aan andere instanties (b.v. deNevobo) is het verwijderen van essentiële gegevensallen mogelijk doordat de verantwoordelijke persoon het deelnemerschap opzegt.
Personen of wettelijke vertegenwoordigers van jeugd deelnemers hebben hetrecht beeldmateriaal van hun zelf of hun kinderen te laten verwijderen van deplekken waar deze gepubliceerd worden. Zij kunnen ook bezwaar maken tegen hetvervaardigen van beeldmateriaal waarvan het de bedoeling is dat dezegepubliceerd worden. Bij teamfoto’s kan dit betekenen, dat de betrokkene nietvoorkomt op een dergelijke foto.
7. Bewaartermijnen
In de AVG is vastgelegd, dat de verzamelde en opgeslagen gegevens van eenpersoon tot 2 jaar na het beëindigen van het deelnemerschapmogen worden bewaard. Op grond van belastingwetgeving kan het nodig zijnbepaalde (financiële) gegevens 7 jaar te bewaren.
Dit betekent, dat de inschrijfformulieren van leden voor wie het deelnemerschapis beëindigd na 2 jaar na die beëindiging wordenvernietigd.
Dit geldt ook voor ledenlijsten die ouder dan 2 jaar oud zijn, met eenuitzondering. Voor historische doeleinden is het toegestaan om de gegevens van deelnemerslanger te bewaren. Het gaat dan met name om NAW-gegevens, b.v. t.b.v. hetorganiseren van een reünie, het ontwikkelen van ontwikkelingen in hetledenbestand.
In verband met de noodzakelijke bescherming van deze gegevens zullen diegegevens maar op één plaats en door één functionaris (secretaris) bewaardworden en daarbij opgeslagen worden op een alleen voor deze functionaristoegankelijke plek.
8. Hoe worden de deelnemers en andere betrokkenen geïnformeerd?
De onderhavige verklaring wordt op de website van de vereniginggepubliceerd.
Op het inschrijfformulier zal een alinea met informatie over hetprivacy-beleid van de vereniging worden opgenomen, waarin een verwijzing zalworden opgenomen naar de relevante stukken. Door ondertekening verklaart dedeelnemende teamcaptain met het privacy-beleid van de stichting, waarbij zij degelegenheid krijgen om beperkingen aan het gebruik van de geleverdepersoonlijke gegevens aan te geven, uiteraard voor zover dat het aangaan vanhet deelnemerschap niet in de weg staat (zie punt 6.).
A. Alinea voor op inschrijfformulier
Door ondertekening van dit formulier gaat de ondertekenaar akkoord met hetgebruik van de persoonlijke gegevens zoals vastgelegd in de privacyverklaringvan de vereniging.
